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Vie de l'OT

Conseil d’administration d’octobre 2009

Cette réunion du conseil s’est déroulée le 20 octobre 2009 à Montsalvy. L’ordre du jour était le suivant :

-Compte rendu de la réunion des Présidents de Communautés de Communes dans la perspective du renouvellement de la convention d’objectifs entre l’Office de tourisme et les communautés de communes pour la période 2010 – 2012

– Bilan saison 2009 (sur les points accueil et premières évaluations (sur juillet/août) de l’affichage des disponibilités hôtelières suite à la mise en place du nouvel affichage sur nos vitrines

– Questions diverses : solde des comptes des anciens offices de tourisme, problème de locaux (fonctionnalité, stockage documents, conditions de travail).

Liste des présents : M. Vieyres, Mme Couret, M. Combelle, M. Février, Mme Soubiron, M. Manhès, M. Canches, M. Travers, Mme Delouvrier, M. Castanier, M. Caumon, M. Sérieys, Mme Escure, M. Raymond, M. Rigaudière.

Invité : Monsieur Cabanes, Président de la Communauté de Communes Entre 2 Lacs

Pouvoirs : 3 pouvoirs

Excusés : M. Broussal, Mme Canet, M Rouquet, M. Blandino, M. Barbecot, Mme Teulière, M. Theil, M. Gratien, M. Ponton, M. Montin, Mme Lacaze, M. Tourlan, M. Briant

Absents : Mme Bourdillat, Mme Beaupère, M. De Bonnafos, M. Soisson, Mme Chausy, M.Cantournet, M. Belaubre, M. Bories, M. Charmes, Mme Rongier, M. Rongier.

Présentation de l’ordre du jour.

Madame Couret remercie les participants et plus particulièrement Monsieur Cabanes qui représente ce soir les Présidents de Communautés de Communes. Elle donne lecture du document remis à chaque participant. Ce document présente tout d’abord les souhaits des présidents de communauté de communes (cf partie 1 du document)

Suite à la lecture du document sengage un débat sur louverture des points accueil.

Monsieur Cabanes estime que  « ce qui a été décidé lors de la création de l’office de tourisme peut être amené à évoluer  »

Monsieur Castanier pense  «qu’une ouverture en septembre est nécessaire  ».

Monsieur Cabanes précise qu’il ne sera pas possible  « que l’on donne accès aux points accueil 365j/365j car derrière il y a des budgets  »

Madame Couret pense qu’on pourrait peut être ouvrir pendant les vacances scolaires

Monsieur Février ajoute que  « le Conseil d’Administration pourrait faire des propositions  ».

Madame Escure pense que les Présidents des Communautés de Communes devraient travailler en concertation avec le conseil d’administration.

Monsieur Cabanes précise que la décision doit être prise avant le 1er décembre car elle doit être validée par les conseils communautaires avant la fin de l’année.

Madame Couret pense que les ouvertures des points accueil sont  « tributaires du temps  ». Cette année il y a eu beaucoup de monde en septembre. En outre elle déclare qu’elle ouvre de temps en temps le point accueil de Montsalvy lorsque certaines personnes veulent une information touristique.

Monsieur Manhès estime que les bénévoles n’ont pas à avoir la clé d’un point accueil, le système s’est professionnalisé.

Madame Delouvrier estime qu’un  « office de tourisme fermé n’est pas un office  »

Monsieur Sèrieys estime également  « qu’on est rentré dans un système professionnel, les bénévoles ne doivent pas avoir la clé  »

Monsieur Rigaudière déclare  « en faisant comme ça tu réponds au coup par coup et tu en laisses de côté  »

Monsieur Sérieys déclare  « Maurs est sur un axe, il faut qu’il reste ouvert le maximum, si c’est la contrainte financière qui ferme l’office c’est dommage  »

Madame Couret lui répond  « nous aussi nous sommes sur un axe à l’entrée du département  »

Monsieur Combelle estime qu’il est difficile pour le Conseil d’Administration de faire des propositions car  « les points accueil c’est assez politique, c’est un consensus, les Présidents se mettront d’accord entre eux  »

Monsieur Combelle s’interroge quant à la pertinence du loyer sur le multiple rural de Vieillevie. Ce n’est pas normal de verser 1800€ à un multiple rural pour diffuser de l’information touristique. Il veut bien que l’on verse aussi 1800€ au multiple rural de la communauté de communes du Pays de Maurs.

Monsieur Cabanes se pose la question de savoir s’il ne serait pas judicieux d’intégrer dans le système de calcul le nombre de point accueil sur un territoire c’est le cas notamment d’une communauté de communes qui bénéficient de 3 sites.

Madame Escure pense que  « c’est l’aspect touristique et non politique qui doit primer pour l’implantation d’un point accueil  » Elle estime que tant que l’on n’aura pas dépassé cet aspect là  « c’est lamentable  ».

Monsieur Caumon pense qu’il faut un point accueil par canton.

Monsieur Castanier indique qu’il existe déjà sur le territoire des points d’information tenus par des bénévoles c’est le cas à Calvinet et Cassaniouze. Cette année il remarque qu’il y a plus de monde en octobre.

Monsieur Sérieys estime qu’il vaut mieux que les  « points accueils soient bien aménagés plutôt que plus nombreux, les touristes circulent sur le territoire, les mêmes personnes passent à Boisset et à Maurs »

Monsieur Caumon pense qu’au lieu de  « multiplier les points accueils, il vaut mieux rallonger certaines ouvertures  »

Monsieur Combelle estime que c’est cohérent de  « mettre les points accueil là où il y a du passage  »

Monsieur Cabanes pense qu’il faut une  « participation plus élevée sur le territoire où il y a le plus de point accueil  ».

Madame Couret propose qu’une commission de travail soient crée afin de réfléchir aux éventuelles modifications à apporter tant dans la localisation des points accueil sur le territoire que dans les jours et horaires d’ouverture de ces derniers.

S’engage alors une discussion sur les limites d’intervention de l’Office de Tourisme vis-à-vis du tissu associatif.

Monsieur Cabanes propose que soient fixées les limites d’intervention de l’office vis-à-vis des associations, que l’on fixe de règles communes et que l’on s’y tienne

Monsieur Caumon précise que le  « débat a déjà eu lieu sans que de véritables décisions aient été prises, on n’a rien réglé  »

Monsieur Combelle préconise que  « l’office de tourisme propose une grille, pour définir le prix de la billetterie, une journée d’accompagnement  €¦  »

Monsieur Manhès se réjouit d’entendre qu’une grille de tarif va être proposée. Les Associations auront le choix de prendre ou pas, les prestations proposées par l’office. Peut être certaines entreprises privées seront-elles moins chères que l’office ? Auquel cas les associations auront le choix de travailler avec l’office ou non.

Monsieur Vieyres estime que l’office rentre dans un système de concurrence et qu’il pourra refuser de faire certaines prestations s’il ne peut les réaliser.

Monsieur Cabanes estime qu’il faudra bien communiquer sur ces nouvelles modalités afin de ne pas se couper du tissu associatif local.

Monsieur Manhès précise que l’office remplira son rôle d’information et que les bulletins d’information communautaire peuvent servir à faire le relais.

Monsieur Manhès demande que tout le monde applique les décisions qui seront prises.

Monsieur Cabanes soutient que la règle devra être la même sur l’ensemble du territoire. La plupart des associations sont déjà largement sponsorisées par des fonds publics.

Monsieur Caumon demande à ce que les prestations soient harmonisées.

Monsieur Balmisse prend l’exemple du stade Maursois pour lequel nous avons réalisé en 2008 un chiffre d’affaire de plus de 11000€ sur la marche gourmande (billetterie) et qui nous verse une cotisation de 5€. De plus il attire l’attention sur le fait que l’office n’est pas couvert si les fonds d’une association sont volés dans un local de l’office. L’assureur va nous demander de nous mettre en conformité, notamment par l’acquisition de coffre scellé dans les murs de chaque point accueil sur lesquels transite de l’argent, or cela va représenter un coût supplémentaire.

Monsieur Cabanes précise qu’  « une cotisation à 5€, c’est dérisoire  »

M Cabanes prend aussi l’exemple du boogie woogie, il ne sera pas possible  « de continuer à faire du chantage  » au 15/15 et à l’ALT sur la billetterie.

Il est demandé au directeur de faire des propositions concernant les cotisations des associations à l’Office de tourisme (billetterie et coût de la prestation)

S’engage ensuite une discussion sur la pertinence d’un conseil d’administration trop élargi.

Les Présidents de Communautés de Communes ne sont pas opposés à réduire le Conseil d’Administration s’il s’avérait être plus efficace quitte à le réunir plus souvent  »

Monsieur Février s’interroge quant à la pertinence de réduire le Conseil d’Administration, le bureau prend les décisions à 14.

Madame Couret précise que certaines personnes du conseil d’administration ne sont jamais venues aux réunions.

Madame Escure estime qu’un bureau à 14  « c’est trop  »  « Il faut que le bureau et le conseil d’administration diminuent  »

M Combelle estime que les commissions de travail randonnée, taxe de séjour ont bien fonctionné.

Madame Escure insiste sur le fait que  « la commission de travail doit se réunir avec les Présidents de Communauté de Communes  »

Monsieur Manhès partage cet avis car selon lui  « les délégués communautaires ne prennent aucune décision le jour des réunions. Ils doivent en référer aux Présidents de Communauté de Communes, c’est pour cela que l’on a beaucoup de mal à avancer depuis un an et demi  »

Monsieur Vieyres répond que  « un Président ne prend pas de décision sans l’avis des délégués, l’inverse est donc vrai aussi  ».

Compte tenu des trois points principaux abordés (ouverture des points accueil, politique tarifaire vis-à-vis des associations et modification du conseil d’administration), Monsieur Manhès propose qu’une réunion de travail ait lieu afin de réfléchir ensemble aux évolutions souhaitées dans la perspective du renouvellement de la convention.

Il est décidé qu’une commission de travail composée des membres du bureau de l’office et des 4 Présidents de Communautés de Communes se réunira le 24 novembre à 18h30 à la mairie du Rouget.

Afin de préparer cette dernière, il est demandé à chaque collectivité de faire remonter à l’office de tourisme des propositions et notamment les souhaits en matière d’ouverture des Points accueil le plus rapidement possible (afin d’envisager des simulations).

Point N °2 de l’ordre du jour

Le point 2 de l’ordre du jour de la réunion est abordé concernant le bilan de la saison 2009 (premières évaluations (sur juillet/août) de l’affichage des disponibilités hôtelières suite à la mise en place du nouvel affichage sur nos vitrines).

Madame Capredon présente ce bilan (cf document de travail)

Il ressort de ce bilan que les écrans remplissent pleinement leur rôle. Monsieur Cabanes demande si l’on peut étendre notre démarche au camping et village vacances.

Point N °3 de l’ordre du jour

Le point 3 de l’ordre du jour de la réunion est abordé concernant tout d’abord le solde des comptes des anciens offices de tourisme et ensuite les conditions de travail dans les points accueil.

Monsieur Sérieys précise que concernant l’ancien office de tourisme de Maurs ce point est en cours de règlement et que le nécessaire a été fait.

Monsieur Rigaudière ancien trésorier de l’Office de Tourisme de Laroquebrou précise qu’il ne dispose pas de la signature mais qu’il a pris contact avec M Belaubre l’ancien Président pour clore les comptes de l’office de Laroquebrou. Il n’a pas de nouvelles à ce jour.

Monsieur Cabanes demande à M Rigaudière de rappeler M Belaubre afin que cette situation soit régularisée le plus rapidement possible.

Madame Couret poursuit la réunion en lisant le compte rendu sur l’état des locaux de l’office de tourisme (cf document)

Il apparaît de réels problèmes de sécurité pour le personnel et des conditions de travail déplorables sur certains points accueil notamment à Maurs.

Madame Escure précise que dans ce cas l’office ne peut avoir aucune prétention pour un éventuel classement, ce à quoi M Balmisse répond qu’il en a parfaitement conscience.

Monsieur Sèrieys ne comprend pas pourquoi les choses n’ont pas évoluées.

A la lecture de ce rapport, Monsieur Travers prend la mesure des choses en indiquant qu’il s’engage à faire  « remonter  » tous ces éléments. Il pense que le personnel est particulièrement conciliant.

La décision est prise de faire un courrier à la Mairie de Maurs afin de voir quelles solutions sont envisageables.

Il est demandé au maire du Rouget de trouver un local de stockage pour la documentation châtaigneraie.

Monsieur Combelle, maire du Rouget, prend acte et demandera à la personne qui possède la grange au fond du parking près de l’office si un endroit est disponible. Une autre piste est envisageable : c’est le lieu de stockage de la Poste.

Madame la Présidente remercie les participants et lève la séance à 22h30.

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